Beispiel für Sitzungsprotokolle

Sitzungsprotokolle sind nicht nur ein Spickzettel dessen, was auf der Mitarbeiterversammlung der letzten Woche gesagt wurde. Protokolle können formelle Rechtsdokumente sein, die das offizielle Vorgehen des Verwaltungsrates eines Unternehmens oder der Führung einer Regierungsstelle darstellen. Da Protokolle die offiziellen Aufzeichnungen über Geschäfts- und Regierungsaktivitäten sind, lohnt es sich, sie effektiv zu entwickeln. Wenn Sie Notizen von Hand auf Papier schreiben, kann es hilfreich sein, wenn Sie ein vorgedrucktes Formular haben, damit Sie die entsprechenden Informationen dort ablegen können, wo es hingeht. Sie können auch ein Computerformular erstellen, wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr elektronisches Notebook zur Verwendung während des Meetings mitbringen.

Header-Informationen

Das Protokoll enthält eine Kopfzeile mit Datum und Ort der Besprechung. In der Kopfzeile wird aufgezeichnet, wer anwesend war und wer entschuldigt abwesend war, und in der Regel wird die Person angegeben, die als Vorsitzender und Aufzeichnungssekretär der Besprechung fungierte. Bei Besprechungen, die gleichzeitig an mehreren Orten stattfinden, z. B. durch Videokonferenzen, wird die Teilnahme in der Regel nach Standort aufgezeichnet.

BEISPIEL:

Protokoll der Sitzung des Verwaltungsrates der A-1 Company 4. Mai 2017 Vorstandssaal, Hauptgebäude Robert Johnson, Vorsitzender & Kyle McGregor, Aufnahmesekretär Anwesend: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Einführungsmaterial

Das Protokoll beginnt normalerweise mit der genauen Zeit, zu der der Vorsitzende die Sitzung zur Bestellung einberufen hat. In den meisten Sitzungen stehen als erste Tagesordnungspunkte Einführungen, Bemerkungen des Vorsitzenden und die Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung auf der Tagesordnung. Erfassen Sie die wichtigsten Punkte, die während der Ausführungen des Vorsitzenden angeboten wurden. Wenn Mitglieder Änderungen am Protokoll der vorherigen Sitzung angeboten haben, notieren Sie die Änderungen genau.

BEISPIEL:

Herr Johnson rief das Treffen an, um um 14.46 Uhr zu bestellen. Nach informellen Einführungen gab Johnson bekannt, dass seine Katze kürzlich sechs Kätzchen zur Welt gebracht hat. Auf Antrag von Frau Hawthorne wurde das Protokoll der Juli-Sitzung einstimmig angenommen, mit der Ausnahme, dass das Wort „LKW“ in Absatz 15 gestrichen und durch das Wort „Sattelzugmaschine“ ersetzt wird.

Zustimmungsagenda

Obwohl jede Sitzung eine andere Struktur hat, beginnen formelle Sitzungen - insbesondere für Regierungsgruppen - normalerweise mit einer "Zustimmungsagenda", die kaum mehr als eine Reihe von Berichten und Erklärungen ist, für die keine Abstimmung erforderlich ist. Die Zustimmungsagenda enthält häufig Korrespondenz, Berichte von Ausschüssen und anderes Informationsmaterial.

Notieren Sie die wichtigsten Punkte für jeden Punkt, der während der Zustimmungsagenda erörtert wurde, und identifizieren Sie das Gesprächsthema sowie alle wichtigen Kommentare, die die Mitglieder während der offenen Diskussion abgegeben haben.

BEISPIEL:

Frau Smith las in das Protokoll einen Brief der XYZ Manufacturing Company vom 4. November. Der Brief lobte die Professionalität der Transportabteilung bei der Beschleunigung einer hochkarätigen Produktlieferung. Herr Perez sagte im Namen der Transportabteilung, dass XYZ hervorragende Arbeit geleistet habe, um detaillierte Routenanweisungen bereitzustellen.

Geschäftsagenda

Auf der Geschäftsagenda befindet sich die Aktion - der Teil der Sitzung, in dem die Mitglieder über verschiedene Aktionspunkte debattieren und abstimmen. Für ein formelles Protokoll muss der Sekretär den tatsächlichen Antrag, über den abgestimmt wird, und die tatsächliche Abstimmungsliste aufschreiben, einschließlich derjenigen, die für und gegen die Frage gestimmt haben. In der Regel erfasst der Sekretär auch eine Zusammenfassung der Debatte, einschließlich der wichtigsten Punkte, die von jedem Mitglied, das gesprochen hat, angesprochen wurden.

Technisch gesehen gibt es keine Abstimmung, um sich zu enthalten. Enthaltung bedeutet, überhaupt nicht zu wählen. Personen, die festhalten möchten, dass sie weder für noch gegen eine Angelegenheit sind, sollten stattdessen "anwesend" stimmen.

BEISPIEL:

Johnson eröffnete die Diskussion über eine Rechnung von ABC Widgets über 21.434,87 USD. Frau Hatoyama sagte, die Rechnung sei letzte Woche vom Finanzausschuss genehmigt worden. Herr Michaels sagte, er unterstütze die laufende Arbeit mit ABC Widgets. Hatoyama genehmigte die Rechnung von ABC Widgets, Inc. für 21.434,87 USD. Frau Sandborn unterstützte. Der Antrag wurde mit 4: 2 ausgeführt, wobei Hatoyama, Sandborn, Michaels und Smith dafür waren und Perez und Clark dagegen waren.

Abschließende Materialien

Die meisten Minuten enden normalerweise mit der Zeit, in der die Besprechung unterbrochen wurde. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und dem Protokollführer unterzeichnet. Wenn der Sekretär jedoch ein stimmberechtigtes Mitglied der Gruppe ist, reicht häufig die Unterschrift des Sekretärs allein aus.

BEISPIEL:

Johnson vertagte die Sitzung um 19.14 Uhr. Die nächste Sitzung ist für den 5. August um 15.00 Uhr im Vorstandssaal geplant.

Unterzeichnet von Robert Johnson, Vorsitzender Kyle McGregor, Aufnahmesekretär