So erstellen Sie E-Mail-Ordner für bestimmte Personen in Outlook

Standardmäßig wird jede E-Mail, die Sie über Microsoft Outlook erhalten, automatisch in Ihren Haupteingang verschoben. Es ist jedoch oft nützlich, Nachrichten in Ordnern zu organisieren, je nachdem, wer sie gesendet hat. Sie können dies tun, um E-Mails eines wichtigen Anbieters oder Kunden automatisch hervorzuheben oder um E-Mails von einer Mailingliste zu trennen. Unabhängig vom Grund können Sie in Outlook ganz einfach eine Regel erstellen, um bestimmte E-Mails automatisch in bestimmten Ordnern abzulegen.

Erstellen Sie einen Ordner in Outlook

In Outlook können Sie Ordner erstellen, um Ihre E-Mails nach Belieben zu organisieren. Dies sind zusätzlich zu Standardordnern wie Posteingang, Postausgang, gesendetem Ordner und Entwurfsordner.

Um einen Ordner hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihre Ordnerliste und klicken Sie auf "Ordner hinzufügen ". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Sie können Nachrichten zwischen Ordnern ziehen, um sie manuell zu organisieren, oder Outlook-Filterregeln einrichten , um sie basierend auf verschiedenen Merkmalen an den gewünschten Ordner zu senden.

Richten Sie Outlook-E-Mail-Regeln ein

Sie können in Outlook eine Regel erstellen, um anzugeben, wie ein bestimmter E-Mail-Satz verarbeitet wird.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht mit dem gewünschten Merkmal und klicken Sie dann auf "Regeln". Sie werden gefragt, ob Sie eine Regel erstellen möchten, die darauf basiert, wer die E-Mail gesendet und empfangen hat. Wenn Sie dies tun, klicken Sie auf diese Option. Klicken Sie auf "Regel erstellen", um weitere Optionen anzuzeigen, z. B. Regeln, die auf der Domain basieren, z. B. example.com, die die E-Mail oder den Inhalt der Betreffzeile gesendet haben .

Anschließend werden Sie gefragt, was Outlook mit E-Mails tun soll, die den Regeln entsprechen. Klicken Sie auf das Feld "Element in Ordner verschieben " und wählen Sie einen Ordner aus, wenn Sie E-Mails, die diesem Regelsatz entsprechen, in einem bestimmten Ordner ablegen möchten. Klicken Sie auf "OK" , um die Regel zu speichern.

Sie werden gefragt, ob Sie die Regel für bereits empfangene Nachrichten ausführen möchten. Wenn Sie dies tun, klicken Sie auf "OK".

Führen Sie Regeln für vorhandene E-Mails aus

Wenn Sie eine Regel für vorhandene Nachrichten ausführen möchten, nachdem Sie sie erstellt haben, können Sie dies in Outlook tun. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte "Datei". Klicken Sie auf "Regeln und Warnungen verwalten " und unter "E-Mail-Regeln" auf "Regeln jetzt ausführen ".

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie anwenden möchten. Wählen Sie mit der Auswahl "In Ordner ausführen" die Ordner aus, auf die Sie die Regeln anwenden möchten . Wählen Sie unter " Regeln anwenden auf" aus , ob Sie die Regeln auf alle Nachrichten anwenden oder nur Nachrichten lesen oder ungelesen lassen möchten. Klicken Sie auf "Jetzt ausführen " , um die Regel auszuführen.

Löschen Sie eine vorhandene Regel

Sie können Ihre Meinung zu einer Ihrer E-Mail-Filterregeln ändern. In diesem Fall können Sie es löschen.

Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und dann auf "Regeln und Warnungen verwalten". Wählen Sie unter "E-Mail-Regeln" die Regel aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen". Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf "OK" , um zu bestätigen, dass Sie die Regel löschen möchten.

Vorhandene E-Mails, die bereits von der Regel verarbeitet wurden, sind nicht betroffen.

Testen Sie Ihre E-Mail-Regeln

Es ist eine gute Idee, eine E-Mail-Regel nach dem Erstellen zu testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Sie können dies tun, indem Sie die Regel auf vorhandene Nachrichten anwenden, wenn Sie dazu aufgefordert werden, oder indem Sie auf das Eintreffen einer E-Mail warten, die der Regel entspricht.

Wenn die Regel gilt, wer eine Nachricht sendet, können Sie warten, bis diese Person Ihnen eine Nachricht sendet, oder, wenn es sich um einen Kollegen oder Freund handelt, sie bitten, Ihnen eine Testnachricht zu senden. Überprüfen Sie, ob die Nachricht an den speziellen Ordner oder an Ihren normalen Posteingang weitergeleitet wird. Wenn die Nachricht nicht an der richtigen Stelle angezeigt wird, entfernen Sie die Regel und erstellen Sie sie erneut.