Wie mache ich meine eigenen Gehaltsabrechnungen?

Wenn Mitarbeiter für ihre Arbeitgeber arbeiten, verlangt das US-Arbeitsministerium vom Kleinunternehmer, dass er die Mitarbeiter entsprechend bezahlt. Wenn Sie den Mitarbeitern einen Gehaltsscheck für erbrachte Dienstleistungen ausstellen, wird der Zahlungsnachweis erbracht, anstatt nur Bargeld auszuhändigen. Einige Arbeitgeber lagern ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben an einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister aus. Diese Firma macht die Schecks und schickt sie an den Arbeitgeber. Als Arbeitgeber können Sie Ihre eigenen Gehaltsabrechnungen durchführen.

  1. Gehaltsabrechnungen bestellen

  2. Bestellen Sie Schecks bei der Bank, bei der Sie Ihr Lohnkonto haben, oder prüfen Sie, ob ein Bürobedarfsgeschäft günstigere Lohnschecks anbietet. Schreiben Sie diese Arten von Gehaltsabrechnungen von Hand. Der Scheck sollte den Firmennamen, die Schecknummer, das Scheckdatum, den Nettolohnbetrag, den Namen und möglicherweise die Adresse des Mitarbeiters sowie die Bank enthalten, auf die der Scheck ausgestellt wurde.

  3. Wenn Ihr Bundesstaat verlangt, dass Sie den Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung geben, können Sie vorgedruckte Gehaltsabrechnungen mit der Gehaltsabrechnung in einem Schreibwarengeschäft bestellen. Schreiben Sie diese Arten von Schecks von Hand, drucken Sie sie auf eine Schreibmaschine oder verwenden Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware. Wenn Sie die Schecks Ihrer Bank verwenden, können Sie mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms Ihre eigenen Gehaltsabrechnungen erstellen.

  4. Einrichten der Abrechnungssoftware

  5. Kaufen Sie eine Abrechnungssoftware, um Abrechnungsschecks zu erstellen. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Ihre Gehaltsabrechnung mehr als 10 Mitarbeiter umfasst. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware eliminiert die manuelle Verarbeitung. Die Software berechnet Löhne und Abzüge und erstellt Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen.

  6. Kleine Unternehmen mit relativ einfachen Aufgaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Software wie QuickBooks verwenden. Mittelständische Unternehmen mit mehreren Bundesstaaten und mehreren Zahlungsfrequenzen können Software wie Ultimate Software verwenden. Größere Unternehmen mit komplexeren Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen, einschließlich Zeitnahmeimport und Stücklohnzahlungen, verwenden möglicherweise die FACT-Software.

  7. Payroll Supplies bestellen

  8. Bestellen Sie leere Gehaltsabrechnungen und den speziellen Toner, der zum Drucken dieser Schecks verwendet wird, normalerweise bei der Firma für Gehaltsabrechnungssoftware. Verwenden Sie einen Laserdrucker, wenn Sie Schecks über eine Lohnbuchhaltungssoftware drucken. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Toner haben, um einen blassen Druck auf den Schecks zu vermeiden.

  9. Melden Sie sich beim Payroll Service an

  10. Melden Sie sich bei einem Online-Gehaltsabrechnungsdienst an. Mit Unternehmen wie Intuit und Sure Payroll können Sie Ihre Gehaltsabrechnung bearbeiten und online Gehaltsschecks erstellen. Sie erhalten eine eindeutige Benutzer-ID und ein Kennwort, mit denen Sie Abrechnungsdaten für jede Abrechnungsperiode hochladen, Gehaltsabrechnungen ausdrucken, Abrechnungsdatensätze für Mitarbeiter verwalten, Abrechnungsberichte drucken und auf W-2-Formulare für Mitarbeiter zugreifen können.

  11. Trinkgeld

    Wenn der Mitarbeiter eine direkte Einzahlung hat, ähnelt der obere Teil der Gehaltsabrechnung möglicherweise einem tatsächlichen Scheck. Darauf sollte "Nicht verhandelbar" gedruckt sein. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter bereits bezahlt wurde und daher den Stub nicht einlösen kann.