Fünf Schritte eines Ausschreibungsverfahrens

Viele kleine Unternehmen versuchen, ihren Markt zu erweitern, indem sie auf größere oder langfristigere Projekte bieten. Zu den Verträgen können behördliche Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFPs) oder Unternehmen gehören, die der Hauptanbieter eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung für ein großes Konglomeratgeschäft sein möchten. Befolgen Sie bei der Angebotsabgabe fünf grundlegende Schritte, um Ihre Chancen auf eine Auftragsvergabe zu verbessern.

Forschung und Planung

Dieser Schritt benötigt Zeit, um die Qualifikationen Ihres Unternehmens zu ermitteln, die den Anforderungen des Projekts entsprechen. Es ist wichtig zu wissen, dass Ihr Unternehmen über die Erfahrung und die Ressourcen verfügt, um die Anforderungen eines Großauftrags zu erfüllen. Betrachten Sie in der Forschungs- und Planungsphase Ihren eigenen Geschäftsplan als Informationsquelle. Verwenden Sie Vertragsgebotsanforderungsinformationen, ziehen Sie relevante Details aus Ihrem eigenen Geschäftsplan heraus und perfektionieren Sie diese für das Projekt.

Es ist wichtig, weitere Nachforschungen über das anfragende Unternehmen anzustellen und die Angebotsanfrage zu stellen, um die Mission und Vision des Unternehmens zu verstehen. Sie werden all diese Informationen verwenden, um Ihr Gebot so zu strukturieren, dass es auf die Anforderungen der Anfrage zugeschnitten ist.

Gebot vorbereiten

Um das Gebot zu erstellen, muss Ihr Geschäftsplan angepasst werden, um hervorzuheben, wie Ihr Unternehmen die Gebotsanfrage erfüllen kann. Berücksichtigen Sie die Materialkosten, den Zeitrahmen und den Arbeitsaufwand, die zur Durchführung des Angebots erforderlich sind. Denken Sie daran, dass ein Gebot nicht immer zum niedrigsten Preis abgegeben wird, sondern an das Unternehmen, das die Anforderungen des Gebots am besten erfüllen kann. Gehen Sie die Kosten durch, stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind, und begründen Sie die Kosten basierend auf den Projektanforderungen. Stellen Sie klar, ob Sie Rabatt- oder Premiumdienste anbieten und warum dies für das Projekt von Vorteil ist.

Senden Sie das Gebot

Die meisten Regierungsbehörden, die eine Ausschreibung oder eine Angebotsanfrage (RFQ) wünschen, verwenden Online-Portale, um Gebote abzugeben. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie die Portale funktionieren, und dass die Übermittlung mit der richtigen Dokumentation in einer kombinierten PDF-Datei an die richtige Stelle geht. Die lokale Small Business Administration (SBA) ist eine gute Ressource für die Navigation in Regierungssystemen.

Wenn das Angebot für eine Organisation im privaten Sektor gilt, ermitteln Sie die beste Methode für die Angebotsabgabe. Während digitale Formate allgemein akzeptiert werden, weil sie leicht an Stakeholder verteilt werden können, möchten einige Organisationen möglicherweise gedruckte Angebote. Befolgen Sie die Regeln, um Ihre Professionalität zu etablieren.

Präsentationsplattform

Wenn Sie die gesamte Arbeit durch ordnungsgemäße Preisgestaltung und Abgabe des Gebots erledigt haben, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, sich mit dem Entscheidungsteam zu treffen, das das Gebot überprüft. Erwarten Sie in der heutigen digitalen Welt eine persönliche oder Online-Präsentation.

Seien Sie bereit, Fragen zum Gebot zu beantworten und zusätzliche Details zu Preisen oder Zeitplänen anzugeben. Dies ist oft die Phase, in der Sie möglicherweise gefragt werden, ob dies Ihr "bestes und endgültiges" Gebot ist. Treffen Sie eine Entscheidung, ob Anpassungen möglich sind, und informieren Sie die Gruppe, dass Sie bei Bedarf ein überarbeitetes Gebot abgeben können. Stellen Sie sicher, dass Sie genau angeben, was sich zu einem niedrigeren Preis ändert, unabhängig davon, ob es sich um Materialqualität, Arbeitserfahrung oder einen anderen Faktor handelt, der das Endprodukt beeinflusst.

Den Auftrag erhalten

Stellen Sie sicher, dass Sie herausfinden, wann der Auftrag vergeben wird. Während sich diese Zeitpläne ändern können, sollten Sie Ihre Kalender festlegen und sich genügend Zeit geben, um die notwendigen Vorbereitungen zur Vertragserfüllung zu treffen. Vergabeagenturen erwarten nicht, dass ein Projekt unmittelbar nach der Vergabe startet, aber Sie müssen den Dialog über die Festlegung der Startdaten beginnen. Bleiben Sie mit Ihrem Agenturleiter in Verbindung, notieren Sie alle Anfragen nach Änderungen des Umfangs und nehmen Sie Anpassungen des Vertrags vor. Seien Sie professionell und liefern Sie pünktlich, um Ihre Chancen auf zukünftige Ausschreibungen zu erhöhen.