Die Vor- und Nachteile von Tabellenkalkulationen

In der Wirtschaft ist die strategische Planung unerlässlich und erfordert gültige Informationen, um wichtige Entscheidungen treffen zu können. Die Auswahl der richtigen Tools zum Eingeben, Verfolgen, Analysieren und Speichern von Daten hilft Geschäftsinhabern und Managern, die besten Entscheidungen für das Geschäft ihres Unternehmens zu treffen. Eine der Komponenten in Softwareproduktivitätssuiten ist die Tabelle. Tabellenkalkulationen sind bei Buchhaltern und bei Personen, die gerne Daten sammeln und verfolgen, beliebt. Es gibt jedoch einige Einschränkungen, die sie möglicherweise nicht für jede Büroanwendung zur besten Wahl machen.

Vorteil: Daten organisieren

Tabellenkalkulationen sind häufig das Werkzeug zum Sammeln und Organisieren von Daten, was zu den einfachsten Anwendungen gehört. Informationen können einfach in übersichtlichen Spalten und Zeilen platziert und dann nach Informationstyp sortiert werden. Obwohl die Anzeige einer großen Sammlung von Daten in ihrem Rohzustand möglicherweise überwältigend ist, können Benutzer mit Tools im Programm Präsentationen erstellen, in denen die Daten analysiert und zur einfachen Anzeige und Interpretation in Kreisdiagramme oder Tabellen eingefügt werden.

Nachteil: User Bias

Der Nachteil ist jedoch, dass nur die Informationen, die der Benutzer für die Analyse auswählt, in diesen Präsentationen enthalten sind. Daher können andere relevante Informationen, die die Entscheidungsfindung beeinflussen können, unbeabsichtigt ausgeschlossen werden. Um die Berichterstellung für Daten benutzerfreundlicher und umfassender zu gestalten, verwenden Unternehmen Berichterstellungstools wie Tableau und Qlik, anstatt sich ausschließlich auf die Tabelle zu verlassen.

Vorteil: Optimiert Berechnungen

Niemand verbringt gerne seine ganze Zeit bei der Arbeit mit sich wiederholenden Berechnungen. Der große Reiz von Tabellenkalkulationen besteht darin, dass das Programm die gesamte Mathematik für den Benutzer erledigt. Sobald eine Formel geschrieben wurde und das Programm einen Set-Befehl hat, können komplexe Berechnungen für die zugehörigen Daten, die eingegeben wurden, leicht berechnet werden. Auf diese Weise können Benutzer "Was wäre wenn" -Fragen stellen und auf einfache Weise die Antworten erhalten, die sie benötigen, ohne die Berechnungen überarbeiten zu müssen.

Wenn beispielsweise die Tabelle zur Berechnung Ihres Bruttogewinns eingerichtet ist und eine Variable wie Kosten pro Einheit, Versandkosten oder Verkaufsrabatt geändert wird, berechnet die Software den neuen Bruttogewinn automatisch anhand der neuen Informationen neu.

Nachteil: Das Erlernen der Syntax erfordert Geschicklichkeit

Der schwierige Teil für viele Benutzer ist, dass die Berechnungen als Formeln in die Tabelle eingegeben werden müssen. Dies erfordert das Erlernen der richtigen Syntax für jede Art von Berechnung, die Sie durchführen möchten. Obwohl viele Klassen verfügbar sind, um die für die Verwendung dieser Formeln erforderlichen Fähigkeiten zu erlernen, finden sie viele Benutzer immer noch schwierig. Wenn die Syntax falsch ist, gibt das Programm beim Ausführen der Berechnungen nicht die richtigen Informationen zurück. Wenn Benutzer die falschen Daten eingeben, selbst in nur einer Zelle der Tabelle, sind alle zugehörigen Berechnungen und Zellen betroffen und haben falsche Daten.

Vorteil: Mehrfachbenutzerzugriff

In der heutigen kollaborativen Arbeitsumgebung benötigen mehrere Benutzer in einem Büro häufig Zugriff auf dieselben Dokumente. Bei Verwendung von Microsoft Excel können die Tabellenkalkulationen freigegeben werden, es kann jedoch jeweils nur ein Benutzer Daten ändern. Wenn lokale Kopien erstellt und aktualisiert werden, haben andere Benutzer keinen Zugriff auf die neuen Daten. Google Sheets bietet die Lösung der Dateifreigabe und ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf und die Aktualisierung eines einzelnen Formulars.

Beachten Sie, dass in beiden Fällen kein Dateiverlauf vorhanden ist. Unabhängig davon, wer zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen vornimmt, geht der vorherige Informationsverlauf verloren, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Nachteil: Mangel an Sicherheit

Ein weiterer Nachteil der Tabellenkalkulation ist die mangelnde Sicherheit Ihrer Dateien. In der Regel sind Tabellenkalkulationen nicht so sicher und daher einem höheren Risiko für Datenkorruption oder Missmanagement von Informationen ausgesetzt. Dateien, die vertrauliche Finanzinformationen enthalten, sind möglicherweise nicht vor Hackern geschützt, selbst wenn sie durch ein Passwort geschützt sind.

Andere Arten von Datenerfassungssoftware sind daher möglicherweise besser geeignet. Access, Oracle oder eine andere Form einer relationalen Datenbank verfügen über integrierte Sicherheitsvorkehrungen, die die Datenintegrität schützen und die Reorganisation von Informationen verhindern. In einer Tabelle kann ein Benutzer beispielsweise eine Informationsspalte sortieren und versehentlich dazu führen, dass verwandte Informationen wie Vor- und Nachname nicht mehr synchron sind. Im Gegensatz dazu werden durch eine Datenbank alle Teile eines Datensatzes vereinheitlicht, wodurch eine bessere Datenintegrität sichergestellt wird.