So archivieren Sie Ordner in Outlook, um Speicherplatz freizugeben

Wenn Sie nicht genügend freien Speicherplatz in Ihrem Postfach haben, können Sie möglicherweise wichtige Mitteilungen verpassen, wenn Ihr Outlook-Postfach voll ist. Während die meisten E-Mail-Dienste Ihnen genügend Speicherplatz bieten, möchten Sie möglicherweise Ihre Ordner archivieren, um zusätzlichen Speicherplatz in Ihrer Mailbox freizugeben. Mit Microsoft Outlook können Sie Ordnerelemente automatisch archivieren, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. Elemente, die älter als drei Monate sind. Sie können auch bestimmte Ordner so konfigurieren, dass sie mithilfe der AutoArchivierungsfunktion von Outlook automatisch archiviert werden.

Ordnen Sie einen Ordner automatisch an

Sie können einen Ordner in Outlook so konfigurieren, dass E-Mails ab einem bestimmten Alter automatisch archiviert werden.

  1. Wählen Sie den zu archivierenden Ordner

  2. Öffnen Sie den Ordner in Outlook, den Sie archivieren möchten. Klicken Sie beispielsweise im Navigationsbereich auf "Mail" und dann auf "Posteingang".

  3. Öffnen Sie die Outlook AutoArchive-Einstellungen

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte "Ordner" und dann auf die Schaltfläche "AutoArchive-Einstellungen" in der Gruppe "Eigenschaften" der Multifunktionsleiste "Ordner", um die AutoArchive-Eigenschaften des Ordners zu öffnen.

  5. Wählen Sie aus, wie oft archiviert werden soll

  6. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben "Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren" und wählen Sie dann aus, wie oft Sie den Ordner archivieren möchten. Geben Sie beispielsweise "3 Monate" in die Auswahl neben "Ältere Elemente bereinigen als" ein.

  7. Wählen Sie So archivieren Sie Daten

  8. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben einer der Optionen für den Umgang mit Ihren archivierten Elementen. Es wird empfohlen, "Alte Elemente in Standardarchivordner verschieben" auszuwählen, es sei denn, Sie haben einen anderen Speicherort, an dem Sie Ihr Archiv speichern möchten.

  9. Speichern Sie Ihre Einstellungen

  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um Änderungen an den Eigenschaften des Ordners zu speichern und die Archivierung zu aktivieren. Der Archivierungsvorgang kann je nach Größe des Ordners einige Minuten dauern.

Manuellen Speicherplatz freigeben

In einigen Fällen möchten Sie, dass Outlook bei Bedarf einen Ordner archiviert. Sie können dies mit der manuellen Archivierungsfunktion tun.

  1. Öffnen Sie das Menü Datei

  2. Klicken Sie in Outlook auf das Menü "Datei".

  3. Verwenden Sie das Menü Bereinigungswerkzeuge

  4. Klicken Sie im Untermenü "Info" auf die Dropdown-Schaltfläche "Bereinigungstools" neben "Mailboxbereinigung" und dann auf "Archivieren ...".

  5. Wählen Sie einen Ordner zum Archivieren

  6. Klicken Sie auf den Namen des Ordners, den Sie archivieren möchten. Klicken Sie beispielsweise im Ordner Ihres E-Mail-Kontos auf "Posteingang".

  7. Wählen Sie aus, welche E-Mails archiviert werden sollen

  8. Geben Sie ein Datum in das Feld neben "Ältere Elemente archivieren als" ein oder klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie ein Datum aus, um Elemente mit Datumsangaben vor Ihrer Eingabe zu archivieren. Geben Sie beispielsweise "1/1/18" ein, um Ordnerelemente zu archivieren, die vor dem Jahr 2018 erstellt wurden.

  9. Entscheiden Sie, wo Daten aufbewahrt werden sollen

  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", wenn Sie einen benutzerdefinierten Speicherort für Ihr Archiv auswählen möchten. Es wird empfohlen, den Speicherort der Archivdatei nicht zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um den Archivierungsvorgang zu starten.

Datenverlust vermeiden

Standardmäßig werden Ihre archivierten Elemente im Ordner "Outlook-Dateien" unter "Eigene Dateien" gespeichert.

Einige Microsoft Exchange-Server können Ihre Fähigkeit zum Archivieren von Elementen gemäß den E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens einschränken oder deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien und Grenzen Ihres Unternehmens verstanden haben, bevor Sie Daten verlieren oder unbeabsichtigt gegen Regeln verstoßen, wie lange E-Mails verfügbar sind. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie eine haben, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie lange archivierte Daten gespeichert sind.

Von Ihnen archivierte Elemente können vollständig von Ihrem Mailserver entfernt werden. Es wird empfohlen, Sicherungen Ihres Outlook-Dateiordners zu erstellen, um den Zugriff auf Ihre archivierten Elemente nicht zu verlieren. Stellen Sie erneut sicher, dass Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens einhalten, wenn Sie Outlook bei der Arbeit verwenden.

Wenn Sie viel Platz haben, ohne Daten zu archivieren, müssen Sie möglicherweise die Archivierungsfunktionen von Outlook nicht verwenden. Stattdessen möchten Sie E-Mails möglicherweise einfach in Ordnern organisieren oder auf andere Weise so speichern, dass Sie leicht finden, was Sie benötigen.