Was sind Hauptbuchcodes?

Hauptbuchcodes sind Ziffern, die Sie verschiedenen Debit- oder Gutschriftbuchungen zuweisen, um die Buchhaltung einfacher und funktionaler zu gestalten. Durch die Zuweisung von Ziffern zu verschiedenen Arten von Verbindlichkeiten oder Forderungen können Sie weniger Zeit für die Eingabe von Daten aufwenden, Ihre Informationen schnell sortieren und einfache Berichte erstellen, die Sie möglicherweise einmal oder häufig verwenden.

Das Hauptbuch

Ein Hauptbuch ist eine einfache Auflistung Ihrer tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Im Gegensatz zu einem Budgetblatt, in dem Ihre erwarteten Einnahmen und Ausgaben aufgeführt sind, oder einem Bericht über Forderungen oder Verbindlichkeiten, aus dem hervorgeht, was Sie schulden oder schulden, werden in einem Hauptbuch Transaktionen nur dann erfasst, wenn sie eintreten. Selbst wenn Sie nur ein Bankkonto haben, das Sie für Ihr Unternehmen verwenden, ist es eine gute Idee, ein Hauptbuch zu führen, um eventuelle Fehler zu erkennen, die Sie oder Ihre Bank möglicherweise machen. Führen Sie dazu eine monatliche Abstimmung durch oder vergleichen Sie Ihr Hauptbuch mit Ihrem Kontoauszug.

Wenn Sie ein Girokonto, eine Kreditkarte und eine Kreditlinie verwenden, um die Rechnungen Ihres Unternehmens zu bezahlen, können Sie in einem Hauptbuch alle Ihre Ausgaben in einem Dokument zusammenfassen.

Hauptbuchcodes verwenden

Ledger-Codes sind Ziffern, mit denen Sie eine Verbindlichkeit oder eine Forderung nach Typ kennzeichnen. Beispielsweise können Sie Ihre Telefonzahlungen mit einem Code von 100 kennzeichnen. Ihre Stromzahlungen können 101 betragen. Sie können Ihr Dokument jederzeit nach dem Hauptbuchcode sortieren, um festzustellen, wie viel Sie für Telefone oder Dienstprogramme bezahlt haben.

Ledger-Codes zuweisen

Die einfachste Möglichkeit, Hauptbuchcodes zuzuweisen, besteht darin, mit einer Ziffer wie 100 zu beginnen und jeder nachfolgenden Kredit- oder Belastungskategorie eine Ziffer zuzuweisen, die der Nummer eine weitere Ziffer hinzufügt. In diesem Fall wären Ihre ersten fünf Codes 100, 101, 102, 103 und 104. Um Ihre Codes hilfreicher zu machen, weisen Sie den Ziffern eine bestimmte Bedeutung zu, um das Sortieren zu vereinfachen.

Beginnen Sie beispielsweise alle Debitkategorien mit der Ziffer 1 und alle Kreditkategorien mit der Ziffer 2. Ihre ersten beiden Debitcodes sind möglicherweise 100 und 101, und Ihre ersten beiden Kreditcodes sind 200 und 201. Auf diese Weise können Sie schnell alle finden Ihrer Belastungen oder Gutschriften. Fügen Sie zusätzliche Ziffern hinzu, um andere Einnahmen- und Ausgabenkategorien zu gruppieren.

Beispiele für die verwendete Codierung

Wenn Sie Zeitschriften-Print-Anzeigen und Banner auf Ihren Websites verkaufen und Ihre Auflagenliste mieten, können Sie alle Druckeinnahmen mit der Ziffer 2 nach Ihrer ersten Kreditcode-Ziffer, Ihre Bannereinnahmen mit einer 3 und Ihre Listennummer mit einer 4 in kennzeichnen In diesem Fall wäre Ihr Eintrag für Printwerbung 120, für Bannerwerbung 130 und für Listenmiete 140. Sie können diesen Eintrag weiter ausbauen.

Wenn Sie beispielsweise Farb- und Schwarzweiß-Print-Anzeigen verkaufen, können Sie die dritte Ziffer Ihres Codes als 1 für Farbanzeigen und 2 für Schwarzweiß-Anzeigen festlegen. Wenn Sie vierstellige Codes verwenden, lautet Ihr Code für Farbdruckanzeigen 1210 und Ihr Code für Schwarzweißanzeigen 1220. Auf diese Weise können Sie schnell Ihren gesamten Druckumsatz ermitteln und herausfinden, wie viel von Farbanzeigen stammt.

Namen Vs. Ziffern

Schließen Sie beide ein, anstatt beschreibende Wörter durch Ledger-Codes zu ersetzen. Selbst wenn Sie wissen, dass der Hauptbuchcode 130 Einnahmen aus Bannerwerbung bedeutet, kennt ein neuer oder Ersatzbuchhalter oder Steuerberater Ihre Codes möglicherweise nicht. Wenn Sie oder ein vorübergehender Buchhalter Ihre Einträge versehentlich falsch codieren, können Sie Fehler schnell beheben, indem Sie Wörter neben den einzelnen eingeben.

Sortieren / Summieren / Mitteln

Verwenden Sie diese nicht nur zur Erstellung einmaliger Berichte, sondern auch zur Erstellung von Summen und Durchschnittswerten für Einnahmen- und Ausgabenkategorien. Dadurch werden bei jeder Eingabe Echtzeitaktualisierungen erstellt. Wenn Sie beispielsweise Ihre gesamten Telefonausgaben oder durchschnittlichen monatlichen Bürobedarfsausgaben mit den Zellen "Gesamt" und "Durchschnitt" verfolgen, können Sie Ihre aktuelle Leistung mit Ihrem Budget vergleichen, ohne separate Berichte erstellen zu müssen.

Beispielkontenplan

Wenn Sie Zweifel an Ihrer Fähigkeit haben, ein Ledger-Code-System einzurichten, sollten Sie vorübergehend einen Buchhalter oder Buchhalter beauftragen, um Ihr Buchhaltungssystem oder Ihre Software einzurichten. Die Wartung eines vorhandenen Systems ist im Allgemeinen einfacher als das Bauen von Grund auf.

Beispiele für Geldkonten:

  • 1110 Bankguthaben
  • 1120 Kleingeld

Beispiele für Ertragskonten:

  • 2110 aufgelaufene Einnahmen

  • 2120 Bareinnahmen
  • 2130 Sacheinnahmen

  • 2140 Andere Finanzierungsquellen

Beispiele für kurzfristige Verbindlichkeiten:

  • 3110 Kreditorenbuchhaltung
  • 3120 Zinszahlung
  • 3130 Forderungen und Urteile zahlbar

  • 3140 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen