So adressieren Sie eine Gruppe in E-Mails

Das Ansprechen einer Gruppe von Personen in E-Mails erfordert ein wenig Vorausplanung. Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie die Privatsphäre Ihrer Empfänger, die Gesetze für kommerzielle E-Mails, die erforderliche Etikette in Bezug darauf, wer angesprochen wird und wie Sie ihnen schreiben, berücksichtigen. Wenn Sie zukünftige E-Mails an dieselbe Gruppe senden möchten, können Sie in den meisten Clients wie Microsoft Outlook eine Gruppenliste einrichten, die als Verteilerliste verwendet werden soll.

An, CC oder BCC

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Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Raum mit allen Personen, die Ihre Gruppen-E-Mail erhalten. Betrachten Sie ihre Beziehung zu Ihnen, einander und ihren Anteil an den Informationen, die Sie senden.

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Geben Sie Ihren eigenen Namen in das Feld "An" und die Namen der Gruppenmitglieder in das Feld "BCC" (Blind Carbon Copy) ein, wenn diese Personen sich noch nicht kennen. Alle in das BCC-Feld eingegebenen Informationen werden unterdrückt, sodass nur Ihre Namen oder E-Mail-Adressen angezeigt werden. Dies ist beispielsweise angebracht, wenn Sie eine E-Mail an alle Ihre Kunden senden. Denken Sie daran, dass der Datenschutz alle anderen E-Mail-Etiketten übertrifft.

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Geben Sie die Namen aller Personen, die Sie direkt ansprechen, in das Feld "An" ein. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie allen Mitarbeitern eine Nachricht über eine Änderung der Bürozeiten senden. Wenn Sie ihre Namen im Feld "An" sehen, werden diese Mitarbeiter darüber informiert, dass die E-Mail an jeden von ihnen gerichtet ist.

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Tragen Sie die Namen aller Personen, die nicht direkt in Ihre Nachricht angesprochen wurden, aber über die Nachricht informiert werden sollen, in das Feld "CC" ein. Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an einen Kunden senden und möchten, dass der Vertriebsmitarbeiter auf dem Laufenden gehalten wird, fügen Sie den Namen des Vertriebsmitarbeiters in das Feld CC ein.

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Verwenden Sie das BCC-Feld mit Diskretion, wenn Sie andere in die Felder An oder CC aufgenommen haben. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn Sie eine Nachricht an einen Kunden senden und ein Lieferant oder Geschäftspartner darum gebeten hat, informiert zu werden, ohne dass der Kunde dies weiß.

Adressierung der Empfänger

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Verwenden Sie eine allgemeine Anrede in der ersten Zeile der E-Mail, z. B. "Grüße" oder "Guten Tag", wenn Sie mehrere Empfänger ansprechen. Wenn alle Empfänger dieselbe Beziehung zu Ihnen haben, sprechen Sie sie gleichermaßen an, z. B. "Sehr geehrte Kunden" oder "Mitarbeiter mit Aufmerksamkeit". Dies ist ein wichtiger Hinweis für die Empfänger, dass dies eine Gruppennachricht ist, die an mehrere Personen gesendet wird.

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Adressieren Sie die Person im Feld "An" mit Namen, wenn sich nur eine Person in diesem Feld befindet und andere Kopien erhalten. Dies informiert die Person darüber, dass die E-Mail an sie gerichtet ist, während alle anderen sofort wissen, dass sie Durchschläge erhalten.

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Schreiben Sie die Nachricht in einem Stil, der der angesprochenen Person oder den angesprochenen Personen entspricht, als würden Sie öffentlich vor den anderen mit ihnen sprechen.

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Signieren Sie die E-Mail wie gewohnt für die Kommunikation zwischen den Büros. Wenn sich einer der Empfänger außerhalb Ihres Arbeitsplatzes befindet, geben Sie Ihren vollständigen Namen und Firmennamen sowie Ihre Adresse und Telefonnummer an. Beachten Sie, dass das CAN-SPAM-Gesetz für alle kommerziellen E-Mails gilt, die außerhalb Ihres Unternehmens gesendet werden.

Erstellen einer Kontaktgruppe in Microsoft Outlook

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Starten Sie Microsoft Outlook und wählen Sie "Neue Kontaktgruppe" im Abschnitt "Neu" der Registerkarte "Startseite".

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Geben Sie einen Namen für die Gruppe in das Feld "Name" ein. Wählen Sie "Mitglieder hinzufügen" aus der Gruppe "Mitglieder" auf der Registerkarte "Kontaktgruppe".

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Wählen Sie je nach Wunsch "Aus Outlook-Kontakten", "Aus Adressbuch" oder "Neue E-Mail". Um einen neuen E-Mail-Kontakt hinzuzufügen, können Sie die Informationen in das Dialogfeld "Neues Mitglied hinzufügen" eingeben. Wählen Sie für die anderen Methoden einfach die Namen aus der Liste aus.

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Geben Sie den Namen der Gruppe in das Feld "An", "CC" oder "BCC" Ihrer E-Mail-Nachricht ein.