Gute Grüße für Geschäfts-E-Mails

Unternehmer verbessern ihr Image in der Öffentlichkeit, wenn ihre Unternehmensrichtlinien für die professionelle Kommunikation fest verankert sind. Es ist für Mitarbeiter zur Gewohnheit geworden, sehr informell zu sein, wenn es um geschäftliche E-Mails geht. Und obwohl es üblich ist, informell über geschäftliche E-Mails zu sein, ist dies nicht der akzeptierte Geschäftsstandard. Unternehmer müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Festlegung des richtigen Tons den Ton für den gesamten Brief angibt.

Beginnen Sie mit der Anrede. Begrenzen Sie die Anredeoptionen und geben Sie den Mitarbeitern die entsprechenden Optionen.

Die Standardgruß

Die Standardbegrüßung lautet "Sehr geehrter Herr (Nachname der Person)". Und wie bei der traditionellen Postkorrespondenz zeigt die Verwendung der Standardrede Respekt und Professionalität. Einige mögen dies als altmodisch betrachten, aber es ist akzeptabler als versehentlich beleidigend zu sein.

Eine Begrüßung, die mit "Dear" beginnt, ist zeitlos. Verwenden Sie den Nachnamen der Person, wenn Sie ihn haben oder wenn die Beziehung neu ist. Dies zeigt Respekt.

Zum Beispiel wird "Sehr geehrter Herr Jones" gegenüber "Sehr geehrter Herr John" bevorzugt. Wenn Sie sich über den Titel der Person (Herr, Frau, Frau oder Fräulein) oder den Nachnamen nicht sicher sind, können Sie den Vornamen verwenden. Es sollte die Standardrichtlinie des Unternehmens sein, dass Mitarbeiter versuchen, den Nachnamen des Empfängers herauszufinden, bevor sie den Vornamen verwenden.

Ein freundlicherer Gruß

Manchmal werden E-Mails mit weniger formalen Standards geschrieben, nur weil der Absender freundlicher sein möchte. Zum Beispiel ist "Hallo" freundlicher als "Liebes". Dies kann auch in einer kalten Kommunikation verwendet werden, in der der Absender keinen Empfängernamen hat. Es wird auch mit einem Vornamen verwendet, wie in "Hi Jennifer".

Ein Geschäftsinhaber kann bestimmte Kundenbeziehungen haben, in denen dies über die formale Anrede verwendet wird, die durch Unternehmensverfahren definiert wird. Beispielsweise können Mitarbeiter einen neuen Kunden an Bord nehmen und ihn fragen, ob er es vorzieht, mit seinem Vor- oder Nachnamen angerufen zu werden.

Professionell aber herzlich

Unternehmer sehen "Grüße:" in der Korrespondenz verwendet. Es ist eine akzeptable Anrede, deutet aber eher auf eine herzliche Geschäftsbeziehung als auf eine formelle Beziehung hin. Dies wirkt wie der Versuch, freundlich und anders zu sein, wird aber immer noch als formal angesehen. Es wird häufig in kalten E-Mails oder in Korrespondenz gesehen, in denen die sendende Partei keine starke Beziehung zum Empfänger hat.

Anreden zu vermeiden

Denken Sie an die Person, die die E-Mail liest, bevor Sie die Anrede schreiben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine geschäftliche E-Mail starten sollen, gehen Sie auf die Seite traditioneller Anreden. Das Beginnen der E-Mail mit "Hey" wird häufig von jüngeren Mitarbeitern gesehen, die alles locker angehen.

Dies ist jedoch für die meisten Geschäftssituationen zu lässig, da einige Empfänger möglicherweise Respektlosigkeit empfinden. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein jüngerer Mitarbeiter eine E-Mail an einen älteren Interessenten oder Geschäftskollegen sendet.

Eine weitere zu vermeidende Anrede lautet: "Wen es betrifft", es sei denn, Sie haben absolut keine Ahnung von der Identität des Empfängers. Diese Anrede deutet auf eine blinde E-Mail hin, die keine Beziehung zum Empfänger hat. Die meisten Empfänger sehen dies sofort als blinde E-Mail und können sie vor dem Lesen verwerfen. Zum Beispiel ist "Hallo" freundlicher als "Liebes" und tritt häufiger auf, wenn der Absender eine positive Beziehung zum Empfänger hat.

Trinkgeld

Es ist besser, die Dinge kurz zu halten, wenn Sie nicht viele Informationen haben. "Hi" ist besser als "Lieber Freund", auch wenn Sie keinen Namen nach "Hi" haben.