Vor- und Nachteile der computergestützten Buchhaltung

Computergestützte Buchhaltungssoftwareprogramme haben im Laufe der Jahre viele Fortschritte gemacht. Diese Programme sollen Geschäftsinhabern das Leben erleichtern, wenn es darum geht, Ausgaben zu verfolgen, Steuern vorzubereiten und das Umsatzwachstum zu untersuchen. Buchhaltungssoftwareprogramme sind weit verbreitet. Die Verwendung eines Computers für die gesamte Buchhaltung hat sowohl Vor- als auch Nachteile.

Vorteil: Einfachheit

Die meisten Geschäftsinhaber sind von Beruf keine Buchhalter oder Buchhalter und finden es schwierig, die meisten Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. Hier bieten Buchhaltungssoftwareprogramme einem Geschäftsinhaber Vorteile. Eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwareprogrammen ist verbraucherfreundlich. Unternehmer können sich umsehen, um ein Programm zu finden, das einfach zu installieren, zu erlernen und zu verwenden ist. Viele Programme bieten Eingabeaufforderungen für den Datentyp, der in die einzelnen Abschnitte eingegeben werden soll. Sobald das System mit Bankkonten, Schulden und Lieferanten eingerichtet ist, muss der Geschäftsinhaber die eingehenden Informationen nur noch aktualisieren.

Vorteil: Zuverlässigkeit

Die meisten wichtigen Softwareprogramme vereinfachen die Verwendung des Programms. Die Mathematik ist genau und zuverlässig, sodass ein Geschäftsinhaber jederzeit die verfügbaren Mittel genau bestimmen kann.

Vorteil: Wirtschaftlichkeit

Die Einstellung eines internen Buchhalters oder die Auslagerung der Arbeit an einen Buchhalter oder eine Buchhaltungsfirma kann kostspielig sein. Das Softwareprogramm hat Vorabkosten und erfordert möglicherweise einen Vertrag mit einem Buchhalter, um die Konten einzurichten und den Geschäftsinhaber in der Verwendung des Programms zu coachen. Es wird jedoch schnell kostengünstig. Der Eigentümer muss für nichts anderes als den Kauf und die Einrichtung der Software bezahlen. Die meisten Programme arbeiten jahrelang mit Betriebssystemen und erfordern nur gelegentlich ein kostengünstiges Upgrade.

Vorteil: Fähigkeit zur Zusammenarbeit

Mit vielen Softwareprogrammen können Geschäftsinhaber Berechtigungen festlegen, die einem externen Buchhalter oder Buchhalter Zugriff auf die Daten gewähren. Geschäftsinhaber können Informationen mit Bank- und Kreditkonten synchronisieren und Daten per Mausklick importieren. Auf diese Weise können Geschäftsinhaber Konten schnell abgleichen und die richtigen Informationen importieren, die von wichtigen Beratern überprüft werden müssen.

Unternehmer sollten die besten Optionen für das Unternehmen prüfen. Ziehen Sie Sicherungen entweder in der Cloud oder auf separaten Festplatten in Betracht, um bei Problemen genaue Aufzeichnungen zu führen.

Nachteil: Möglicher Betrug

Die Abhängigkeit von Computern führt manchmal zu größeren Problemen. Da mehr Softwaredaten in der Cloud gespeichert sind, haben Hacker mehr Möglichkeiten, die Finanzdaten Ihres Unternehmens abzurufen und zu verwenden. Dies gefährdet Vermögenswerte und schafft eine potenzielle Haftung, wenn Hacker die Steueridentifikation des Arbeitgebers verwenden, um Kreditkarten und Geschäftskredite zu öffnen. Es besteht auch das Risiko, dass jemand im Unternehmen auf die Informationen zugreift, möglicherweise Geld aus täglichen Einzahlungen stiehlt und die Daten im Programm ändert. Unternehmer müssen Finanzinformationen sorgfältig schützen.

Nachteil: Technische Probleme

Beim Umgang mit Computern können Probleme auftreten. Möglicherweise vervollständigen Sie die Daten zum Jahresende für Ihren Buchhalter und haben einen Stromausfall. Computer können einen Virus bekommen und ausfallen. Es besteht auch das Potenzial, dass Benutzer Softwareaufgaben falsch ausführen, mit denen sie nicht vertraut sind. Wenn ein Benutzer versucht, eine Sache zu tun, aber versehentlich etwas anderes tut, kann es einige Arbeit erfordern, um den Fehler rückgängig zu machen.

Nachteil: Falsche Angaben

Buchhaltungsunterlagen sind nur so gut wie die in das System eingegebenen Daten. Geschäftsinhaber, die sich nicht die Zeit nehmen, Kontokategorien ordnungsgemäß einzurichten, können Daten eingeben und Berichte erstellen, die nicht korrekt sind.

Unternehmer können viel tun, um die Nachteile und potenziellen Probleme der computergestützten Buchhaltung durch ordnungsgemäße Planung und Software-Integration abzumildern. Es ist einfacher und billiger, sich die Zeit zu nehmen, um es richtig zu etablieren, als zu versuchen, einen Backtrack durchzuführen, wenn ein Problem auftritt.