Die Funktionen eines Informationsmanagementsystems

Ein Informationsmanagementsystem sammelt und verwaltet Daten, die in verschiedenen Formaten gespeichert sind, und macht sie den Personen zugänglich, die sie benötigen. Oft muss ein kleines Unternehmen nur Bürodokumente und Tabellen verwalten und sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Andere müssen möglicherweise detaillierte Informationen zu Kundendaten sammeln und verwalten. Wieder andere Informationsmanagementsysteme stellen Daten großen Organisationen oder sogar der Öffentlichkeit über eine Website zur Verfügung.

Unabhängig von den Anforderungen eines Unternehmens sollte ein gutes Informationsmanagementsystem in der Lage sein , Daten in den von Ihnen gewünschten Formaten zu sammeln, zu speichern und zu verwalten und Informationen nach Bedarf auf geeigneten Plattformen an die Personen zu liefern , die sie benötigen.

Informationsmanagementsysteme verstehen

Stellen Sie sich ein Informationsmanagementsystem anstelle eines einzelnen Softwarepakets als ein von Ihrem Unternehmen festgelegtes Regelsystem vor, um zu bestimmen, wie Mitarbeiter Informationen sammeln, speichern und darauf zugreifen. Wenn Ihr Unternehmen derzeit viele verschiedene Produkte verwendet, die nicht miteinander kommunizieren, benötigen Sie möglicherweise die Unterstützung eines Experten wie eines Wiederverkäufers mit Mehrwert, um Ihre Daten zu integrieren, bevor Sie ein Informationsmanagementsystem einrichten können.

Informationen müssen gesammelt und gespeichert werden

Die meisten Unternehmen haben Informationen in verschiedenen Formaten an mehr als einem Ort gespeichert. Einige Dateien können auf einem Unternehmensserver gespeichert werden, während andere lokal auf Desktops und Laptops gespeichert werden, während andere in der Cloud mit Diensten wie Google Drive oder Microsoft OneDrive gespeichert werden. Spezielle Tools wie eine CRM-Software (Client Relationship Management) oder eine Bestandsverwaltungssoftware können Informationen unabhängig von diesen anderen Systemen halten.

Ein Informationsmanagementsystem zentralisiert die Informationen, damit sie nicht an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Formaten dupliziert werden. Dies führt häufig dazu, dass leicht unterschiedliche Versionen von Dokumenten zu unterschiedlichen Zeiten für verschiedene Personen zugänglich sind.

Beispiel : Wenn Sie über eine CRM-Software verfügen, sollten alle Kundeninformationen dort gespeichert und nicht an anderen Stellen dupliziert werden. Dokumente und Tabellen sollten sich entweder auf dem Unternehmensserver oder in einer Cloud-Lösung befinden, wo sie für alle zugänglich, gesichert und gesichert sind.

Informationen müssen überschaubar sein

Manager sollten Zugriff auf alle Unternehmensinformationen haben, die von ihren Abteilungen benötigt werden. Sie sollten in der Lage sein, Änderungen an aktuellen Dokumenten sowie die Erstellung neuer Dokumente zu genehmigen oder abzulehnen. Daten sollten gesichert werden, damit eine gelöschte oder gefährdete Datei wiederhergestellt werden kann. Der Datenzugriff sollte ebenfalls eingeschränkt werden, damit nur diejenigen ihn verwenden können, die ihn benötigen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine Änderung an einem an Kunden gesendeten Standardbrief vornimmt, kann der Manager die Änderung überprüfen und genehmigen oder das Dokument auf eine frühere Version zurücksetzen. Dies ist eine Standardfunktion in Systemen wie Google Drive, OneDrive und Microsoft SharePoint, in denen die Eigentümer von Dokumenten Änderungen genehmigen oder ablehnen sowie die Bearbeitungsmöglichkeiten und den Zugriff auf Informationen für bestimmte Personen einschränken können.

Informationen müssen zugänglich sein

Für einige kleine Unternehmen ist es lediglich erforderlich, Informationen nur auf Unternehmenscomputern verfügbar zu haben. Heutzutage benötigen immer mehr Unternehmen Informationen, um außerhalb des Unternehmens sowie auf Tablets und Smartphones zugänglich zu sein. Dies kann erreicht werden, indem die Informationen über einen sicheren Webserver und in vielen Fällen über eine mobile App zugänglich gemacht werden.

Beispiel: Mit Microsoft Sharepoint können Sie eine Unternehmensportal-Website einrichten, die nur von Mitarbeitern verwendet wird. Manager können Workflows für Projekte einrichten, um sicherzustellen, dass jeder bei Bedarf einen Beitrag leistet. Manager können auch Genehmigungsanforderungen für im Unternehmensportal veröffentlichte Seiten festlegen und Berechtigungen für bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen festlegen, um sicherzustellen, dass Änderungen nur von Personen vorgenommen werden, die dazu berechtigt sind. Jeder kann über einen Webbrowser oder die SharePoint-App auf seinen Tablets und Smartphones auf die Informationen zugreifen.