5 Arten von Geschäftsdokumenten

Ein Unternehmen verwendet Dokumente, um zu kommunizieren, Geschäfte zu tätigen und seine Produktivität zu analysieren. Geschäftsdokumente reichen von kurzen E-Mail-Nachrichten bis hin zu komplexen rechtlichen Vereinbarungen. Einige Dokumente werden von Mitarbeitern und Geschäftsinhabern erstellt, während andere von Fachleuten außerhalb des Unternehmens wie Buchhaltern und Anwälten erstellt werden. Da Dokumente den Nachweis der Geschäftstätigkeit einer Organisation erbringen und möglicherweise über Jahre hinweg verwendet werden, ist es wichtig, dass sie gut geschrieben sind.

E-Mails und Memoranden

Mitarbeiter verwenden normalerweise E-Mails, um sich gegenseitig Informationen zu übermitteln. Bevor E-Mails verbreitet wurden, wurden Memoranden für Intraoffice-Nachrichten verwendet. Memos werden weiterhin in Situationen verwendet, in denen eine Nachricht eine bestimmte Datei begleiten soll, und in Fällen, in denen mehr Datenschutz als eine E-Mail erforderlich ist.

Sowohl ein Memo als auch eine E-Mail identifizieren den Absender und den Empfänger und enthalten eine Betreffzeile. Der Text ist in einem oder mehreren Absätzen formatiert.

Geschäftsbriefe für externe Kommunikation

Geschäftsbriefe werden verwendet, um mit Personen außerhalb des Büros zu kommunizieren. Zu den Empfängern können Kunden, Kollegen in anderen Unternehmen, Dienstleister, Fachleute, die das Unternehmen beraten, Regierungsbeamte und Bewerber gehören. Ein Geschäftsbrief wird normalerweise im Blockstil formatiert, wobei alle Elemente des Briefes mit Ausnahme des Briefkopfs am linken Rand ausgerichtet sind.

Es kann per E-Mail oder per Post zugestellt werden. Wenn ein Brief im Text einer E-Mail gesendet wird, gibt der Absender seinen Namen, seine Berufsbezeichnung und seine Kontaktinformationen am Ende der E-Mail an.

Geschäftsberichte zur Übermittlung von Informationen

Geschäftsberichte enthalten Informationen in einem Format, das formeller und normalerweise länger als ein Brief ist. Die Berichte decken eine Vielzahl von Themen ab, z. B. Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen, Verkaufszahlen, Finanzdaten, Machbarkeitsstudien und Marketingpläne. Sie können Statistiken, Diagramme, Grafiken, Bilder, Fallstudien und Umfrageergebnisse enthalten. Einige Berichte werden zum Nutzen der Anleger veröffentlicht. Wenn ein Bericht regelmäßig ist, z. B. ein monatlicher Verkaufsbericht, wird eine Vorlage verwendet, um die Verwendung zu vereinfachen und den Vergleich mit früheren Berichten zu ermöglichen.

Transaktionsdokumente zur Geschäftsabwicklung mit Kunden

Ein Unternehmen verwendet Dokumente, um Geschäfte mit seinen Kunden abzuwickeln. Um Zeit zu sparen, können diese Dokumente als Formular formatiert werden, z. B. als Bestellformular, Übermittlungsseite, Rechnung oder Quittung. Die Arten der verwendeten Transaktionsdokumente variieren je nach Art des Unternehmens etwas. Ein Versicherungsvertreter generiert beispielsweise Versicherungsanträge und -policen, während ein Kreditgeber Kreditanträge und Hypothekendokumente verwendet.

In einigen Bereichen schließen Unternehmen Vereinbarungen und Verträge mit anderen. Diese Dokumente können vom Anwalt des Unternehmens verfasst werden.

Finanzdokumente zur Verwaltung des Geschäfts

Ein Unternehmen verwendet Finanzdokumente, um innerhalb seines Budgets zu bleiben, Budgetvorschläge vorzubereiten und Steuererklärungen einzureichen. Diese Dokumente umfassen Belegaufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen, bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Steuerberichtsformulare. Diese Dokumente können vom Buchhalter des Unternehmens erstellt werden.

Ein Geschäftsinhaber verwendet diese Dokumente, um den finanziellen Erfolg des Unternehmens zu bestimmen und Bereiche zu identifizieren, die unproduktiv sind. Ein Abteilungsleiter kann Finanzdokumente verwenden, um einen Budgetvorschlag zu erstellen.